Hay varios documentos imprescindibles para realizar la exportación de una mercancía con éxito. Uno de los más importantes es el packing list. ¿El motivo? Cumple funciones comerciales y de control y es obligatorio para llevar a cabo el despacho de aduanas. Por ello, vamos a explicar qué es un packing list, cómo funciona y cómo rellenarlo.
¿Qué es el packing list?
El término packing list puede traducirse, literalmente, como “lista de carga” o “lista de contenido”. Esto ya da una buena pista acerca de su definición. En concreto, en este se detalla la información sobre la mercancía que se quiere vender al exterior. Ha de ser emitido por el exportador obligatoriamente.
Así pues, el packing list es un documento o listado de las mercancías que se van a exportar. Su propósito es proporcionar información clara del contenido de las mercancías para facilitar la inspección aduanera y la gestión de inventarios. Este documento complementa otros como la factura comercial y el conocimiento del embarque.
¿Para qué sirve el packing list?
Por su parte, su función es actuar como inventario de la mercancía que va a ser exportada. Gracias a este, las tareas de inspección y reconocimiento en la aduana son mucho más sencillas. Es recomendable elaborar el documento en español e inglés e incluir varias copias en ambos idiomas. No se puede obviar que la mercancía viajará a otro país y que esta última lengua es la oficial en el mundo de los negocios.
La información detallada en el packing list también ayuda a tu empresa de transporte o transitario a identificar tus mercancías.
Por otra parte, el Packing List está directamente relacionado con el Bill of Lading y esta relación se manifiesta desde el inicio del proceso de transporte. Antes de emitir el Bill of Lading, el transportista o empresa transitaria, debe revisar minuciosamente el Packing List para asegurar que la carga concuerde, por lo que la coherencia entre estos dos documentos es clave para evitar problemas posteriores.
En el despacho aduanero, ambas documentaciones son esenciales, y la comparación de la información en ambos asegura la conformidad.
¿Qué información debe contener el packing list?
En esencia, el Packing List detalla minuciosamente todo lo que se va a exportar: desde la descripción hasta el peso de la mercancía y dimensiones de la misma.
La Comisión Europea, dentro de su división dedicada al Mercado Europeo de Exportaciones, ha especificado la información que debe albergar. En concreto, se trata de los siguientes datos:
• Datos del expedidor o vendedor, es decir, del exportador.
• Datos del receptor o comprador, es decir, del importador.
• Fecha en la que se realizó el pedido.
• Fecha en la que está programado el envío.
• Datos detallados sobre el lugar de origen y de destino del envío.
• El número de la factura a la que hacen referencia los productos.
• Características del embalaje utilizado (jaulas, bidones, cajas, bolsas, etc.).
• Número de bultos o paquetes.
• Descripción detallada del contenido de cada bulto. También debe especificarse cuántas unidades de cada producto hay en cada uno de ellos.
• Marcas y referencias de producto, si procede.
• Peso bruto y neto de los bultos.
• Dimensiones y volumen de los bultos.
• Número oficial del documento de transporte.
Además, hay otros datos que pueden ser de ayuda a la hora de rellenar este documento. Por ejemplo, no está de más incluir el código arancelario de la mercancía. Lo mismo sucede con el valor comercial de cada bulto y con el que suman todos en total.
¿Cómo rellenar un packing list?
Como se dijo antes, es el exportador el que debe emitirlo. Sin embargo, no hay ningún modelo ni formato estandarizado que sintetice cómo rellenar un packing list. Esto significa que lo puede preparar del modo que estime conveniente. Eso sí, ha de cumplir con los requisitos que especificados en términos de información contenida sobre la exportación.
Ejemplo de Packing List
No hay un modelo de Packing List especifico, por lo que deberás tener en cuenta que los detalles específicos podrían variar según el tipo de producto y las necesidades de tu empresa.
Aquí te dejamos un modelo que puedes adaptar según tus requisitos:
Diferencias entre Packing List y Factura Comercial
Aunque ambos documentos puedan parecer similares, cumplen funciones diferentes. La factura comercial se enfoca en detalles financieros, mientras que el packing list de exportación proporciona detalles físicos.
Es vital que la información de ambos documentos coincida para evitar complicaciones.
En definitiva, todos los exportadores de mercancías deben saber qué es un packing list. Pero no solo eso. También cómo rellenarlo y cuál es su función. Es de prever que, con la información aquí proporcionada, cualquiera de ellos sea capaz de cumplimentar el documento sin dificultad. Y, sobre todo, acorde a la legislación para evitar imprevistos en los envíos.
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