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Errores comunes en la documentación durante el transporte de mercancías

Las mercancías se desplazan, todos los días del año, a lo largo de la geografía nacional e internacional. Acompañando a esta, la documentación del transporte de mercancías es clave para la gestión, administración o información de lo que se transporta. Sin embargo, a veces, las cosas no salen como deberían. Existen errores en el envío de mercancías, algunos comunes, que es importante conocer. Se detallan a continuación.

 

Documentación transporte mercancías

Etiquetado erróneo

Antes de expedir la mercancía, hay que asegurarse de que la mercancía se encuentre etiquetada correctamente. En el caso de que esto no sea así, la pérdida de los bultos es frecuente. En el mejor de los casos, el error conllevará un retraso o desvío del envío, con otro riesgo añadido: un deterioro.

 

Ausencia de la documentación original

Se debe controlar si la documentación original viaja con la mercancía. Normalmente, esto es así, algo que no ocurre por vía marítima, cuando los documentos se adelantan vía empresa de mensajería. Los tiempos son importantes: si los documentos originales no han llegado, el problema se traslada a la aduana. Los profesionales de la entrada al país deben comprobar que todo está bien. Y. para ello, es necesario disponer de toda la documentación en regla.

De igual forma, acompañarán a la mercancía tanto la factura provisional (proforma) como la comercial (la cual es vinculante). También el packing list, documento que aglutinará todos los productos que se deben transportar. Asimismo, el certificado de origen o la carta de porte deben ir junto a los bultos.

 

No contar con el DUA o el certificado de origen

 

Es necesario que la Agencia Tributaria identifique y declare las mercancías que se exportan. Esto será posible con el Documento Único Administrativo de Exportación. Es un documento imprescindible para la exportación. Lo mismo con el certificado de origen, el cual acredita de dónde vienen los bultos.

 

Facturas ¿con o sin IVA?

 

Para movimientos dentro de las fronteras nacionales es usual que las facturas incluyan el IVA. No obstante, siempre se debe tener en cuenta que en las exportaciones, el impuesto sobre el valor añadido no se aplica. Además, otro error habitual es no considerar esto último en las operaciones dentro de la UE. En este caso, serán operaciones intracomunitarias en las que no se paga el impuesto. No obstante, se tendrá que declarar a la AEAT las cantidades exentas.

 

Facturas sin incoterm

Otro error común en la logística de transportes es que la factura no contenga el incoterm. Se podría decir que es un fallo «garrafal». En los incoterms se determinan las obligaciones entre las partes, por lo que es importantísimo que aparezcan. De lo contrario, ¿de quién es la responsabilidad ante un problema? ¿Quién paga el envío?

Como se ha visto, la documentación en el transporte de mercancías es indispensable. Pese a esto, se producen errores en esta documentación, los cuales pueden afectar tanto al transporte como la actividad empresarial. Evitarlos es importante para no trabajar doblemente y, sobre todo, para evitar problemas con Hacienda y la cadena logística.
 

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