Gestión de flotas: Estrategias 2025

Optimizar la gestión de flotas requiere del control en tiempo real de las operaciones y de la coordinación de múltiples factores, como la comunicación, la localización de activos, los horarios de entrega, el mantenimiento, el análisis de datos, etc. 

¿Qué es la gestión de flotas?

La gestión de flotas es una práctica integral que conjuga la planificación estratégica, la coordinación de operaciones y el uso de la tecnología avanzada para controlar y hacer seguimiento al estado y ubicación de los distintos vehículos comerciales de una empresa, tanto los de reparto en áreas urbanas como los camiones de larga distancia. 

Esta gestión abarca el seguimiento de recursos, el cumplimiento normativo y la supervisión de actividades esenciales para el funcionamiento eficiente de la flota y para garantizar la seguridad de los activos y de los conductores. 

¿Qué función tiene una empresa encargada de gestión de flotas?

Los servicios que ofrecen estas empresas son diversos. Pueden apoyar a las compañías con la monitorización y el mantenimiento de sus flotas y la supervisión del personal. También pueden proporcionar los servicios de transporte y logística. Además, aportan diversas soluciones de softwares, equipos automatizados y otras herramientas tecnológicas. 

Las principales funciones que desempeña una empresa de gestión de flotas son las siguientes:

1. Seguimiento de vehículos 

Cuentan con sistemas de seguimiento avanzados que les proporcionan información en tiempo real sobre el geoposicionamiento de cada vehículo y las rutas transitadas. Esto les permite optimizar las rutas y responder rápidamente en caso de imprevistos. 

2. Gestión y análisis de datos 

Las empresas de gestión de flotas trabajan con una plataforma sólida para la captación, procesamiento y análisis de los datos generados por los vehículos y sus sistemas de seguimiento. Así pueden evaluar las métricas de rendimiento, generar informes y tomar decisiones oportunas. 

3. Gestión de mantenimiento y reparaciones 

Esta función incluye el mantenimiento programado de la flota de vehículos y el monitoreo proactivo del estado de componentes claves (motores, sistemas de frenos, neumáticos, etc.) de cada unidad de transporte. 

4. Cumplimiento normativo 

Las empresas de gestión de flotas también ayudan a las organizaciones a cumplir con las diversas regulaciones del transporte terrestre internacional y las normativas sobre licencias, emisiones de gases, así como tramitar las pólizas y la documentación obligatoria. 

5. Gestión del combustible  

Implica la monitorización del uso de combustible y de los hábitos de conducción. Además, las empresas de gestión de flotas suelen asociarse con proveedores de combustible para simplificar el repostaje y obtener mejores precios.  

6. Capacitación y seguridad

Entre las funciones de una empresa de gestión de flotas también está la planificación y ejecución de programas de formación regulares para los conductores, cubriendo la operación de vehículos especializados, el transporte urgente o de materiales peligrosos, las técnicas de conducción eficiente y preventiva, etc.  

¿Cómo funciona la gestión de flotas?

Principalmente, en la gestión de flotas debe combinarse la adopción de tecnología adecuada, el procesamiento de grandes cantidades de datos, el análisis predictivo y la planificación detallada de procesos. 

1. Herramientas tecnológicas avanzadas

En primer lugar, debe emplearse una plataforma tecnológica que centralice los datos y facilite la gestión de cada una de las operaciones (seguimiento, mantenimiento, toma de decisiones, etc.) ¿De qué herramientas hablamos? Principalmente:

• Software de gestión de flotas basado en la nube, que funciona como una sofisticada base de datos que permite al administrador de flotas acceder a toda la información relevante sobre el rendimiento de los vehículos. Para esto, trabaja de manera integrada con la siguiente tecnología: 
• Sistemas GPS y tecnología RFID para el rastreo en tiempo real de vehículos e inventario.
• Sensores para detectar ciertos movimientos del conductor o del vehículo.
• Telemática y conectividad 5G para asegurar la transmisión de datos entre los vehículos y el sistema FMS. 

2. Centralización de la información

El software de gestión de flotas se alimenta con los datos captados por los sensores, los datos que permanecen almacenados en las etiquetas inteligentes y los datos generados por los dispositivos de geolocalización. 

• Por ejemplo, las etiquetas RFID pueden transmitir los datos sobre la identificación del camión o furgoneta, las mercancías y el cronograma de mantenimiento. Mientras que los sensores en cabina pueden ofrecer datos sobre la velocidad y la intensidad de frenado.

3. Visión y planificación

Gracias a toda la información recibida en tiempo real, el software FMS ofrece al gestor de flotas una visión integral de los datos críticos de activos y del personal. Además, lleva a cabo el análisis de datos avanzados para detectar patrones y predecir comportamientos que facilitan:

• La identificación de áreas de mejora.
• La asignación de vehículos y tareas.
• La optimización de rutas,
• La coordinación de equipos de trabajo.
• El análisis de indicadores clave de desempeño, etc. 

4. Supervisión y ajustes en tiempo real 

A través de esta plataforma tecnológica es posible realizar el monitoreo continuo del estado de los vehículos comerciales y sus rutas. Lo que permite ajustar las estrategias a largo plazo, así como ejecutar acciones inmediatas en caso de emergencias mecánicas y condiciones de tráfico o climáticas adversas.

Retos para los equipos de gestión de flotas

Independientemente del tamaño de la flota, el control y administración de los vehículos comerciales de una empresa presenta, a menudo, múltiples desafíos. Por ejemplo:   

A) Controlar los costes

Son numerosas y complejas las variables que se deben analizar para mejorar la rentabilidad de la flota. Por ejemplo, es preciso revisar y minimizar el consumo de combustible, gestionar las multas, el pago de seguros y la necesidad de mantenimiento de los vehículos.

B) Adaptación a las regulaciones ambientales  

Las normativas sobre emisiones de carbono son cada vez más estrictas. Además están las restricciones de acceso a los vehículos de carga en las zonas bajas emisiones.   

C) Gestión del riesgo y seguridad 

Para minimizar los accidentes y elevar la protección de los conductores, de los vehículos y de la carga se requiere establecer políticas estrictas de seguridad y salud, así como invertir en la formación y en la tecnología de seguimiento.

D) Integración de tecnologías

Implantar nuevas tecnologías siempre implica una transformación cultural y organizativa de la empresa. Lo que puede implicar la resistencia al cambio de los trabajadores e, incluso, la falta de compromiso por parte de los líderes.

Mejores softwares de gestión eficaz de flotas

Entre las mejores opciones están los siguientes sistemas:

MyGeotab 

Es un software FMS escalable, diseñado para administrar flotas de cualquier tamaño y adaptarse al crecimiento de la empresa. Incorpora tecnología IoT y telemática, permite la configuración de reglas y transforma los datos recopilados en información útil (análisis comparativos, visualización de rendimientos, informes de evaluaciones, etc.).  

Samsara

Es una de las plataformas integradas para la gestión de flotas que cuentan con una interfaz de programación abierta, lo que facilita su integración con sistemas de terceros. Incluye funciones de rastreo GPS en tiempo real y sensores integrados para maximizar la seguridad. Puede utilizarse en flotas de cualquier tamaño.  

Fleetio  

Es un software que se centra en la gestión del mantenimiento de flotas. Presenta funcionalidades para la programación de las acciones preventivas e inspecciones, la generación de órdenes de trabajo, la gestión de inventario de piezas, etc.   

Work & Track fleet GPS

Esta solución robusta está más enfocada en la optimización de rutas y en el seguimiento y control de gastos. Facilita la programación de tareas de mantenimiento y revisiones a los  vehículos, anticipa renovaciones de trámites y documentos y centraliza datos críticos para el ahorro de costes de combustible.

Pasos para realizar una buena gestión de flotas

A continuación se establecen los principales pasos y estrategias en la optimización de la gestión de flotas:

1. Definir objetivos  

Para establecer metas concretas, más allá de analizar el estado actual de la gestión de flotas, es preciso responder: ¿cuáles son los desafíos que se deben superar?, ¿cuáles son las oportunidades de mejora que se tienen para ello?

• Cada objetivo trazado debe ser específico, alcanzable y alineado con los requerimientos de la empresa, ya sea en materia de seguridad, cumplimiento de pedidos, eficiencia o finanzas. Por ejemplo, mejorar la seguridad en carretera o  reducir el consumo de combustible en el plazo de un año. 

2. Seleccionar la tecnología adecuada 

Después de definir los objetivos hay que centrarse en las opciones tecnológicas que satisfagan las necesidades específicas de la organización. Si la tecnología no es la adecuada o no se aprovecha de manera eficaz, en lugar de ser una solución se puede convertir en un obstáculo más para la gestión.  

• ¿Qué características deben tener las herramientas? De manera general, deben ser:
  • Escalables. 
  • Fáciles de usar.
  • Flexibles, que tengan la capacidad de personalizarse.
  • Compatibles con los softwares existentes en la empresa.
  • Seguras. Deben contar con los controles que garanticen la seguridad de los datos y la protección contra accesos no autorizados. 
• ¿Qué opciones tecnológicas deben considerarse? Básicamente:
  • Software de gestión de flotas, que recopila y analiza los datos operativos de manera automatizada, almacena la información en la nube e identifica patrones para tomar decisiones. Por supuesto, para aprovechar esta capacidad es indispensable implantar:
    • Sistemas GPS en vehículos.
    • Etiquetas inteligentes RFID que pueden instalarse en cabinas, chasis, neumáticos o parabrisas de los camiones. Junto con los lectores RFID que se instalan en las salidas y entradas del almacén.
    • Tecnología IoT. Esto se logra mediante la interconexión mediante 5G de los sistemas GPS, los sensores y cámaras inteligentes. Puede proporcionar información sobre el consumo de combustible, el estado del motor, los niveles de fluidos, las condiciones de la carretera y el tráfico, etc.  

3. Optimizar las rutas

Otro de los pasos para optimizar el transporte de mercancías y la gestión de flotas consiste en la selección de las rutas más eficientes, en el ámbito operativo y ambiental. Para esto se deben considerar múltiples variables, como el volumen de pedidos, la capacidad de los vehículos, el tamaño de la flota, los horarios de entrega, el tráfico, las condiciones climáticas, las preferencias del cliente y hasta la cobertura geográfica. 

Entre los principales sistemas con capacidad para el análisis predictivo y la optimización de rutas se encuentran:

• El software de gestión de flotas FMS impulsado por la IA y el aprendizaje automático.
• El sistema de gestión de transporte TMS inteligente, enfocado en las empresas transportistas.

4. Establecer KPIs específicos

En línea con las metas estratégicas de las empresas, deben definirse los KPIs específicos que permitirán evaluar el  rendimiento de las operaciones. Por ejemplo: 

• KPI operativos:

• • • Utilización de la flota. Puede medirse en función del tiempo (las horas al día que un vehículo se encuentra en funcionamiento), la distancia recorrida dentro de un cierto periodo o el % de la capacidad del camión efectivamente utilizado. 
    • Coste por kilómetro recorrido.
    • Eficiencia de combustible. 

• KPIs de rendimiento del conductor:

• • Tasa de incidentes relacionados a la seguridad, desde las infracciones hasta los accidentes que incluyen a los vehículos.
  • Kilómetros fuera de la ruta.
  • Cumplimiento de las tareas asignadas. 

5. Monitorizar el comportamiento del conductor 

Esto es posible mediante diversos sistemas y tecnologías:

• Cámaras de tablero con IA. Son dispositivos que, además de grabar vídeos, audios y datos del vehículo y subirlos en tiempo real al FMS, también cuentan con funciones de análisis de comportamiento del conductor. Están equipadas con sensores y algoritmos de visión por computadora, cuentan con una guía de voz para alertar al conductor y permiten el monitoreo remoto del interior y exterior de la cabina, mientras el motor está encendido. 
• La tecnología telemática, mediante el uso de los puertos de diagnósticos OBDII y los odómetros que se encuentran integrados en los propios vehículos, así como el uso de los sistemas GPS y sensores incorporados. Esto permite extraer métricas precisas sobre la velocidad, el frenado, la eficiencia del combustible, el ralentí, el estado del motor. etc., que facilitan la identificación de patrones de conducción de riesgo. 
• Los sistemas ADAS. Cuentan con tecnología avanzada para detectar signos de fatiga y somnolencia en el conductor. Lo que puede alertar a los gestores de flotas, para tomar las medidas preventivas. 

6. Integrar la sostenibilidad  

Una de las principales estrategias para lograr flotas sostenibles es la incorporación de vehículos alternativos que generan menos emisiones, como los vehículos eléctricos EV (“0” emisiones), los híbridos y los que son impulsados con biodiésel o gas natural comprimido.  

Sin embargo, esta renovación es lenta y requiere una gran inversión. También es posible:

• Realizar transformaciones al motor para utilizar biocarburantes. Por ejemplo:
  • Los motores diésel pueden ser modificados para el uso de biodiésel.
  • Los motores de gasolina pueden ser adaptados para usar E85 (mezcla de 85% etanol + 15% gasolina).   
• Aprovechar el control de crucero adaptativo de los sistemas ADAS, para mejorar la eficiencia de conducción y, consecuentemente, ahorrar combustible.

Ventajas de una gestión de flotas eficaz

Una gestión de flotas bien ejecutada ofrece grandes beneficios:

A) Reducción de costos operativos 

La planificación detallada, la optimización de rutas y la programación del mantenimiento ayudan a reducir los gastos asociados a la reparación de vehículos, al consumo de combustible y a las indemnizaciones por daños en accidentes.   

B) Incremento en la productividad 

La automatización de tareas, el monitoreo en tiempo real y la planificación de rutas permiten ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia del equipo. Lo que significa un mayor cumplimiento de las entregas. 

C) Mejora en la seguridad  

El seguimiento al comportamiento de los conductores, el monitoreo del estado de las piezas del vehículo y el mantenimiento programado reduce significativamente los accidentes, protegiendo tanto a los empleados como a la carga.  

D) Impacto ambiental positivo 

La adopción de vehículos eléctricos, la disminución del consumo de combustible y la elección de rutas eficientes contribuyen a la sostenibilidad del medio ambiente. Un aspecto cada vez más valorado por clientes y socios comerciales.

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