Una vez hemos decidido que vamos a celebrar la reunión a distancia hemos de escoger la herramienta más adecuada. Pensemos que la herramienta que elijamos ha de ser accesible a todos los participantes y de fácil uso.
Las más conocidas son:
Hangouts y Meet de Google: Son las mejores opciones por su facilidad de acceso y uso. Es la herramienta óptima para usuarios del entorno Google.
Trucos para triunfar en tu videoconferencia.
1. Asegúrate de que tienes buena conexión a internet, buena calidad de imagen y que dispones de la versión más actualizada de la plataforma que vayas a usar. Esto es muy importante para que no se vea la imagen congelada o con problemas de audio.
2. Accede a la plataforma de videoconferencia con unos minutos de antelación y comprueba que todo funciona correctamente. Lo ideal es realizar pruebas siempre antes de las reuniones on-line: probar el vídeo, el audio y que estás familiarizado con la herramienta para poder compartir pantalla, tus documentos o parar el audio o la cámara si fuese necesario
3. Escoge un lugar tranquilo y neutro. Si estás en la oficina, busca una sala donde puedas hablar sin molestar a nadie y sin que te molesten. Si estás en casa, busca siempre un espacio neutro donde no puedas ser interrumpido.
4. La imagen que damos también es importante. Debemos mantener una vestimenta y postura correctas además de contar con una correcta iluminación, con la que transmitir la misma imagen que daríamos si visitásemos presencialmente, a las personas con las que vamos a realizar la videoconferencia.
5. Recomendamos no usar cascos siempre que el espacio te lo permita. Sin embargo, si te conectas desde un espacio compartido, el uso de auriculares es casi imprescindible, así como controlar tu nivel de voz.
6. Saluda a los participantes de la videoconferencia a medida que se unen a la misma.
7. Explica las normas de la reunión, como el momento en el que hacer las preguntas, indicar los temas que se van a tratar, como y para que debe de ser utilizado el chat durante videollamada, etc.
8. Recordar a los participantes la necesidad de desactivar el micrófono durante la exposición, si se trata de una ponencia. Permitiendo su activación al final, para poder llevar a cabo preguntas, consultas, etc. relacionadas con los puntos tratados.
9. Se breve y conciso en tus explicaciones. Al final de la videoconferencia agradecer a los asistentes su participación.
