La gestión aduanera es una de las cuestiones principales en el mundo empresarial, y toda compañía debe ejecutarla siempre con la mayor diligencia. Ahora bien, estos trámites requieren una preparación que debe ir más allá de lo meramente formal. No basta con saber qué es el DUA o con tener preparadas las facturas. Por todo ello, se va a tratar aquí la cuestión a través de una serie de puntos concretos.
¿Cómo optimizar la gestión aduanera de tu empresa?
En el mundo de la logística de importación y exportación, con tal de optimizar la gestión aduanera, será recomendable la adopción de las siguientes medidas específicas:
- Garantizar el cumplimiento de la gerencia: A través de la adopción de una política de empresa clara en este ámbito, podrán exigirse con mayor claridad los compromisos a la gerencia.
- Evaluar con claridad los riesgos existentes: Con tal de hacer frente a los posibles peligros que puedan darse, lo primero que hay que hacer es conocerlos en profundidad. Analizar los puntos fuertes y los puntos débiles e introducir maneras de combatir las flaquezas resultará esencial.
- Contar con políticas claras de gestión aduanera: La compañía debe ofrecer a sus empleados y supervisores información concreta acerca de cómo enfrentar la tramitación en aduanas. Solo así su trabajo podrá desarrollarse con la seguridad y profesionalidad requeridas.
- Determinar las responsabilidades en este ámbito: Cada uno de los empleados que intervenga en este medio deberá conocer cuál es su responsabilidad. Así, en caso de error o problema, podrán determinarse los individuos responsables que deberán enfrentarlos.
- Establecer programas de formación: Que los empleados estén lo suficientemente capacitados es crucial. Si aquellos que intervienen en cada uno de los pasos del proceso conocen qué han de hacer, todo saldrá debidamente. Una formación específica debería ser implementada siempre.
- Introducir sistemas de control interno: Medida de enorme relevancia por sus múltiples implicaciones. Los sistemas de vigilancia o métodos de revisión del cumplimiento de tareas serán esenciales, ya que garantizarán el correcto funcionamiento de cada parte del proceso.
- Crear canales de comunicación: En ocasiones, la falta de comunicación suficiente entre el grupo de aduanas y la empresa es fruto de problemas y malentendidos. Siendo eso así, es muy recomendable contar con canales concretos de intercambio de información. Fomentar el continuo contacto entre los trabajadores del departamento de aduanas y los pertenecientes a otros sectores es esencial. Tan solo de esa manera las tareas se realizarán de forma conjunta y unitaria
- Establecer requisitos de cara a los proveedores: La importancia del control interno de las operaciones de administración aduanera es fundamental. Sin embargo, tales controles nunca son suficientes. Y es que siempre han de ser complementados con sistemas de evaluación de los proveedores. Comprobar que cumplen con la legalidad o que cuentan con los requisitos exigibles permitirá optimizar en gran medida la realización del trabajo.
En conclusión, aunque la gestión aduanera pueda ser engorrosa o molesta en muchas ocasiones, la adopción de la serie de medidas comentadas más arriba aligerará en gran medida su peso, optimizando tiempos y gastos.
